10 مزیت رقابتی با استفاده از نرمافزار ERP در شرکت‌های کوچک و متوسط
استفاده از نرمافزار ERP در یک سازمان باعث افزایش کارایی، صرفه‌جویی در هزینه و بهره‌وری در کسب‌وکار می‌شود. از آنجایی که برای ایجاد مزیت رقابتی در بازارهای جهانی، استفاده از نرمافزارهای سازمانی ضروری است لزوم استفاده از ERP در سازمان‌ها احساس می‌شود. ERP همه آن چیزی است که مدیر یک شرکت از همه نرمافزارهای سازمانی مانند مدیریت زنجیره تأمین، حسابداری، ارتباط با مشتریان، حمل ونقل و… انتظار دارد.
در این بین، سؤالی که ذهن صاحبان کسب‌وکارهای کوچک و متوسط را به خود مشغول کرده این است که آیا آنها هم می‌توانند از مزایای این نرمافزار در شرکت خود استفاده کنند. در ادامه تلاش کردیم به این سوال پاسخ دهیم که مزایای استفاده از سیستم ERP در شرکت‌های کوچک و متوسط چیست؟
کاهش هزینه‌ها با استفاده از نرمافزار ERP
صرفه‌جویی در هزینه به کمک ERP، یک مزیت رقابتی برای شرکت‌های کوچک و متوسط ایجاد می‌کند. حذف شدن یک سری از اتوماسیون‌ها از طریق نرمافزار ERP مانند فرآیندهایی که به فایل‌های کاغذی نیاز داشتند، هزینه‌های اداری و عملیاتی را کاهش می‌دهد. شرکت‌ها به کمک این سیستم می‌توانند به طور مؤثرتری از منابع خود استفاده کنند. بیشتر هزینه‌های شرکت‌های متوسط و کوچک صرف خرید و نگهداری مواد اولیه می‌شود. این سیستم با کنترل دقیق روی موجودی انبار از خریدهای غیرضروری و انباشتن بی دلیل محصولات جلوگیری می‌کند و به نوعی نقدینگی شرکت را آزاد می‌کند.
تجزیه و تحلیل و گزارش به کمک ERP
در شرکت‌های کوچک و متوسط بدون کمک از ERP، گزارشات مربوط به هر دستور به طور دستی صادر می‌شود؛ از این‌رو امکان مشاهده لحظه‌ای آنها وجود ندارد. با استفاده از نرمافزار ERP می‌توان مراحل تولید را به صورت لحظه‌ای و آنلاین مشاهده کرد. در این سیستم داشبوردها و کاوشگرها نصب شده‌اند و به کمک آنها می‌توان گزارشات مربوط به هر دستور را مشاهده و آنها را در زمان مناسب تجزیه و تحلیل کرد. پایگاه داده مرکزی ERP هم در بهبود تجزیه و تحلیل و گزارش‌ها به شما کمک می‌کند. این سیستم یک ابزار هوش تجاری عالی است که داده‌های ورودی کاربران را ثبت و ذخیره می‌کند و تولید گزارشات را آسان‌تر و سریع‌تر انجام می‌دهد.
استفاده از نرمافزار ERP در بهبود امنیت داده‌ها
امنیت داده‌ها در شرکت زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که شما اطلاعات حساس مشتریان زیادی را مدیریت کنید. بهبود امنیت داده‌ها از مهم‌ترین مزیت‌های رقابتی است که استفاده از نرمافزار ERP برای شرکت‌های متوسط و کوچک ایجاد می‌شود. داده‌های شرکت‌ها برای گرفتن تصمیمات مهم، بسیار حیاتی هستند و به نوعی یک دارایی ارزشمند محسوب می‌شوند. سیستم ERP با جمعآوری داده‌ها در یک محل به جای پخش شدن آنها در چندین سطوح مختلف، سطح حفاظت و امنیت داده‌ها را بالا می‌برد. این سیستم در واقع به کارکنان اجازه می‌دهد که فقط اطلاعاتی را که نیاز دارند مشاهده کنند و فرصت تقلب و کارهای غیرقانونی از آنها گرفته می‌شود.
افزایش همکاری بین بخشی با سیستم ERP
یک پایگاه داده مرکزی مانند یک منبع اطلاعات واحد برای همه کارکنان عمل می‌کند و اطلاعات واقعی را در لحظه در اختیار همه آنها قرار می‌دهد. این امر علاوه بر کاهش خطاهای ناشی از کار با داده‌های نادرست و کاهش هزینه‌ها، باعث افزایش همکاری در شرکت‌های کوچک و متوسط می‌شود. همه اعضای تیم به کمک این پایگاه داده، به داده‌های مورد نیاز خود دسترسی دارند، کارکنان دیگر به صورت جزیره‌ای کار نمی‌کنند و نحوه کار تیمی آنها قابل مشاهده است. این فرصت باعث افزایش همکاری و ارتباط کارکنان با یکدیگر می‌شود و از مشکلات نقص در ارتباط و ناآگاهی از آنچه دیگران انجام می‌دهند جلوگیری می‌کند.
استفاده از نرمافزار ERP در انعطاف‌پذیری کسب‌وکار
سیستم‌های مدیریت منابع سازمان طوری طراحی شده‌اند که می‌توانند مناسب هر نوع شرکتی با هر اندازه و شکلی باشند. از این‌رو به کسب‌وکارهای متوسط و کوچک این امکان را می‌دهند که نسبت به تغییرات بازار انعطاف‌پذیر باشند و خود را بر نیازهای شرکت منطبق کنند. سیستم ERP مبتنی بر ابر به راحتی می‌تواند نسبت به رشد سازمان رشد کند و از آنجایی که انعطاف‌پذیری بالایی دارد می‌تواند مقیاس‌پذیری بیشتری داشته باشد. قابلیت مقیاس‌پذیری در شرکت، این امکان را به صاحبان کسب‌وکار می‌دهد که بتوانند به راحتی فرآیندهای جدید را اضافه کنند و از جدیدترین امکانات بهره ببرند.
مشاهده گردش کارها با استفاده از سیستم ERP
استفاده از نرمافزار ERP در شرکت‌ها مراحل انجام کار را کاهش می‌دهد و به نوعی باعث پیشرفت آسان‌تر و سریع‌تر کارها می‌شود. همچنین امکان مشاهده گردش کار و شفاف‌سازی در روند کار را به مدیران می‌دهد که این یک مزیت رقابتی برای اینگونه شرکت‌ها است. از آنجایی که در هنگام پیاده‌سازی سیستم ERP همه فرآیندهای سازمان در یک پایگاه داده به صورت یکپارچه جمعآوری و خودکارسازی می‌شوند روند کار تک تک بخش‌ها به وضوح مشخص است. از این‌رو مدیران می‌توانند با نگاهی دقیق و شفاف به گردش کار تک تک بخش‌ها نظارت داشته باشند و با پیگیری دقیق و شفاف باعث افزایش بهینه‌سازی در روند کار شوند.
پیش‌بینی دقیق نیازها و انتظارات
پیش‌بینی دقیق از وضعیت کسب‌وکار از دیگر مزیت رقابتی سیستم‌های ERP به حساب می‌آید. یک کسب‌وکار متوسط و کوچک زمانی می‌تواند محصولات خود را آماده کند که بداند چه انتظارات و چه نیازهایی دارد. داده‌ها در سیستم‌های ERP به صورت متمرکز در یک پایگاه داده قرار دارند از این‌رو پیش‌بینی دقیق تقاضا، درآمدها، هزینه‌ها و نیازهای شرکت توسط آن به راحتی انجام می‌شود. پیش‌بینی دقیق نیازها به این خاطر است که شرکت، آمادگی لازم برای احتمال وقوع کاری را داشته باشد؛ مثلاً اگر پیش‌بینی شود که فروش باید 20 درصد افزایش پیدا کند باید مدیران شرکت، کارکنان بیشتری را استخدام کند یا موجودی را افزایش دهند.
استفاده از نرمافزار ERP در افزایش تمرکز در کسب وکار
مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP در سازمان‌ها، جمعآوری و ذخیره‌سازی تمامی اطلاعات از بخش‌های مختلف و متمرکز کردن آنها در یک مکان است. بدون چنین سیستمی در کسب‌وکارهای متوسط و کوچک، داده‌ها در قسمت‌های مختلفی پخش می‌شوند و امکان ردیابی و جمعآوری آنها برای کارکنان به شدت دشوار می‌شود. وقتی یک سیستم ERP در یک شرکت مستقر می‌شود همه داده‌های مهم و حیاتی را استانداردسازی و متمرکز می‌کند بنابراین گزارش‌گیری یا تجزیه و تحلیل سیستم‌ها با مشکل همراه نمی‌شود. افزایش تمرکز داده‌ها باعث تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر می‌شود و به صاحبان کسب‌وکار این امکان را می‌دهد که با در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنند.
بهبود بهره‌وری با سیستم ERP
کار در شرکت‌های سنتی که از سیستم ERP استفاده نمی‌کنند خسته‌کننده است. وظایفی مانند تولید گزارش، حسابداری، نظارت بر تعداد موجودی، پردازش سفارش‌ها و سایر فرآیندها وقت زیادی را از کارمندان می‌گیرد. این فرآیندها علاوه بر اینکه برای کارمندان و مدیران وقت‌گیر است باعث ایجاد خطا یا انجام کارهای تکراری می‌شود. استفاده از ERP با خودکارسازی تمامی این فرآیندها خستگی را از شرکت گرفته و بهره‌وری را بهبود می‌بخشد. این سیستم برخی از وظایف مانند ورود داده‌ها به صورت دستی را حذف و محاسبات پیچیده را در عرض چند ثانیه انجام می‌دهد. از این‌رو به سادگی بهره‌وری شرکت و کسب‌وکارهای متوسط و کوچک را بالا می‌برد.
استفاده از نرمافزار ERP در افزایش رضایت مشتریان
بسیاری از سیستم‌های ERP به ابزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) مجهز شده‌اند. یکپارچگی ERP با ابزار CRM افزایش رضایتمندی مشتریان را از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به همراه داشته است. یک CRM یکپارچه می‌تواند اطلاعاتی مانند تاریخچه سفارش‌ها، اطلاعات تماس مشتریان و اطلاعات صورتحساب‌ها را به کمک ERP در یک مکان نگه داری کند. این اطلاعات به کارکنان و مدیران این امکان را می‌دهد که درک بهتری از خواسته‌ها و نیازهای مشتریان پیدا کنند. از طرفی با تمرکز بر موجودی کالا و اطلاعات سفارش‌ها، مشتریان همیشه اقلام مناسب را دریافت می‌کنند، سفارش‌ها به موقع به دست آنها می‌رسد و شانس تبدیل آنها به خریداران مجدد بیشتر می‌شود.
سخن پایانی
داشتن مزیت رقابتی یک دغدغه همیشگی برای همه شرکت‌ها از جمله کسب‌وکارهای کوچک و متوسط است؛ از این‌رو مدیران به دنبال راه‌حل‌هایی برای به دست آوردن این مزیت هستند. این نوع کسب‌وکارها اکثر فعالیت‌های روزانه خود را به صورت دستی یا بر اساس دیدگاه مدیران انجام می‌دهند اما اگر از نرمافزارهای ERP استفاده کنند شاهد افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شوند. البته این تنها بخشی از مزیت استفاده از این نرمافزار سازمانی است. استفاده از نرمافزار ERP در شرکت‌های کوچک، همه فعالیت‌های دستی و سنتی را به فعالیت‌های خودکار تبدیل می‌کند و ده‌ها مزیت رقابتی برای سازمان ایجاد می‌کند تا در دنیای پررقابت امروز از سایر رقبا پیشی بگیرند.