آشنایی با انواع ماژول‌های ERP و تأثیر آنها بر بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی
ماژول‌های ERP
مقدمه
ماژول‌های ERP برنامه‌هایی هستند که به فرآیندهای تجاری سازمان اختصاص داده می‌شوند و به کمک یک پایگاه داده مرکزی ERP یکپارچه می‌شوند. نرم‌افزار ERP یک نرم‌افزار کاربردی برای سازمان‌ها است که می‌تواند همه فرآیندهای تجاری و اصلی یک سازمان را در یک سیستم یکپارچه به صورت کارآمد مدیریت نماید. این سیستم در واقع مانند یک پایگاه داده متمرکز و مشترک عمل می‌کند و همه فرآیندهای مهم را خودکارسازی می‌نماید. ERP همه داده‌های پایگاه داده خود را از تعدادی ماژول استخراج می‌نماید تا به بخش‌های مختلف مانند زنجیره تأمین، حسابداری، فروش و بازاریابی، منابع انسانی و… کمک کند تا وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند و برای انجام وظایف پیچیده‌تر با یکدیگر همکاری نمایند.
ERP را اگر یک جعبه‌ابزار در نظر بگیریم ماژول‌های سیستم ERP یک ابزار(آچار، چکش و…) درون آن هستند. ERP می‌تواند ابزارهای متنوعی داشته باشد که هر کدام امکانات و وظایف خاص خود را دارد؛ بنابراین اگر ماژول دیگری به این مجموعه اضافه شود به صورت یکپارچه در کنار دیگر ماژول‌های ERP قرار می‌گیرد.
ماژول‌های ERP
تأثیر ماژول‌های ERP در بهینه‌سازی فرآیندهای سازمان
انواع ماژول‌های ERP به کارکنان یک سازمان این امکان را می‌دهند تا به داده‌ها و اطلاعات لازم برای انجام وظایف و فعالیت‌هایشان دسترسی داشته باشند. همان‌طور که گفیتم هر ماژول یک ابزار برای ERP محسوب می‌شود بنابراین برای انجام وظایف خاصی طراحی شده است. ماژول‌ها همگی به سیستم ERP وصل می‌شوند تا با یکدیگر منبعی از داده‌های یکپارچه و متمرکز را برای سازمان فراهم کنند. طراحی ماژول‌های ERP باعث می‌شود تا این سیستم بتواند پاسخگوی نیازهای پیچیده و در حال تغییر سازمان باشد و در نتیجه فرآیندهای سازمان را بهبود ببخشد.
برای یک نرم‌افزار ERP در ابتدا می‌توان فقط ماژول‌های پایه ERP را وصل کرد؛ ماژول‌های پایه مربوط به عملیات و چالش‌های کلیدی و مدل‌های کسب‌وکار است. سپس می‌توان ماژول‌های دیگر را که برای رفع نیازها و چالش‌های جدید طرحی شده‌اند به این مجموعه اضافه کرد. بنابراین ERP می‌تواند زیرساخت اولیه خود را حفظ کند و به تدریج ماژول‌ها به آن اضافه شود. اگر یک ERP مجموعه‌ای از ماژول‌های معتبر را به همراه داشته باشد حتی اگر نیازهای سازمان تغییر کند برای افزایش بهره‌وری دیگر نیازی به یک ERP جدید نخواهد بود و همین ماژول‌های ERP به بهترین نحو می‌توانند باعث بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی شوند.
ماژول‌های ERP
اصلی‌ترین ماژول‌های ERP و کارکرد آنها
حالا که با ماژول‌های سیستم ERP آشنا شدیم و اهمیت آن را دانستیم خوب است تک‌تک این ماژول‌ها را معرفی کنیم تا بفهمیم هر کدام چه کاربردی در بهینه‌سازی عملکردهای یک سازمان دارند.
مالی
ماژول مالی و حسابداری یکی از مهم‌ترین ماژول‌های ای آر پی است چرا که به صاحبان کسب‌وکار کمک می‌کند تا چشم‌انداز بهتری نسبت به وضعیت مالی خود داشته باشند. ردیابی حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی، مدیریت دفتر کل و ایجاد اسناد مالی مانند رسید‌های پرداخت از ویژگی‌های این ماژول به حساب می‌آید. به کمک این ماژول در کنار سایر ماژول‌های ERP، همه تراکنش‌های مالی داخل سازمان و مشتریان به صورت خودکار در دفتر کل ثبت می‌شود. این سیستم با در اختیار داشتن اطلاعات به‌روز از حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی، هزینه‌ها و درآمدها، دائماً آنها را در اختیار شما می‌گذارد تا وضعیت مالی و راهبردهای کلی سازمان را ارتقا دهید.
تدارکات و خرید
از میان ماژول‌های ERP، ماژول خرید یا تدارکات می‌تواند از طریق تبادل داده‌ها و اطلاعات با دیگر ماژول‌ها، همه فرآیندهای مربوط به تهیه مواد اولیه و اقلام مورد نیاز سازمان را به عهده بگیرد. این ماژول در واقع با قابلیتی که دارد می‌تواند همه مواد و محصولاتی که برای تولید و فروش کالا مورد نیاز است را تهیه نماید. مهم‌ترین کارکردهای این ماژول عبارت است از:
نگهداری و ثبت اسامی تأمین‌کنندگان و فروشندگان تأییدشده
تعیین ارتباط بین تأمین‌کنندگان و کالاها
ارسال درخواست‌های قیمت به فروشندگان
تهیه سفارش‌های خرید و ردیابی آنها
ثبت گزارش نهایی در کنار ماژول‌های ERP
ماژول ERP تدارکات و خرید
تولید
ماژول تولید وظایف مختلفی مانند برنامه‌ریزی برای تولید، زمان‌بندی، استفاده درست از مواد اولیه، پیش‌بینی و پیگیری پیشرفت روزانه تولید و گزارش‌دهی تولید را بر عهده دارد. از میان ماژول‌های ERP، این ماژول به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا تولیدات را برنامه‌ریزی کنند و از وجود الزامات تولید مانند مواد خام و ظرفیت ماشین‌آلات مطمئن باشند. ماژول تولید از دیگر ماژول‌ها می‌خواهد که وضعیت کالاهای در دست تولید را به‌روزرسانی کنند تا خروجی واقعی نسبت به تولیدات پیش‌بینی‌شده توسط شرکت پیگیری شود. این بخش همچنین می‌تواند میانگین زمان تولید یک کالا را محاسبه کند و بر طبق آن عرضه را با تقاضای پیش‌بینی‌شده مقایسه کند و یک برنامه‌ریزی درست ودقیق برای تولید ایجاد کند.
مدیریت زنجیره تأمین
در میان ماژول‌های ERP، وظیفه ردیابی هر مرحله از جابه‌جایی محصولات در سرتاسر زنجیره تأمین برعهده ماژول مدیریت زنجیره تأمین است. زنجیره تأمین شامل تأمین‌کنندگان اصلی و فرعی، تولیدکنندگان، توزیع‌کنندگان، خرده‌فروشان و مصرف‌کنندگان است. این ماژول همچنین می‌تواند هر کدام از مواد یا محصولاتی که در قسمت تعویض و یا بازپرداخت برگردانده شده‌اند را مدیریت نماید. بخش‌های مختلف تدارکات، مدیریت موجودی، مدیریت سفارشات و مدیریت انبار به این ماژول مربوط می‌شود.
ماژول ERP مدیریت زنجیره تأمین
مدیریت منابع انسانی
ماژول مدیریت نیروی انسانی که از بهترین ماژول‌های ای آر پی محسوب می‌شود در کنار دیگر ماژول‌ها به تیم منابع انسانی کمک می‌کند تا این بخش را به صورت کارآمد مدیریت نمایند. این ماژول محبوب که جزء ماژول‌های پایه نرم‌افزار ERP به حساب می‌آید دارای سوابق دقیق از همه کارمندان سازمان است. او نه تنها ساعات کار، زمان مرخصی و مزایای هر کارمند را نگهداری می‌کند بلکه عملکرد، شرح شغل و نامه‌های پیشنهادی آنها را ذخیره می‌کند. از آنجایی که این ماژول اطلاعات دقیق از کارمندان کل سازمان را در اختیار دارد و آنها را در اختیار سایر ماژول‌ها قرار می‌دهد بسیاری از داده‌های تکراری را حذف می‌کند.
مدیریت ارتباط با مشتریان
در میان ماژول‌های ERP یک ماژول با نام CRM وظیفه مدیریت ارتباط با مشتریان را برعهده دارد. او اطلاعات همه مشتریان مانند سابقه خرید، تاریخ و زمان تماس، ایمیل‌های ارسالی او و همچنین اطلاعات مشتریان احتمالی مانند سابقه ارتباط شرکت با او را ذخیره می‌نماید. این ماژول در واقع به کارمندان کمک می‌کند تا به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را در رابطه با تعامل با مشتریان در دسترس داشته باشند و به نوعی خدمات مشتریان را بهبود می‌بخشد. او می‌تواند مشتریان بالقوه را شناسایی و ردیابی نماید و پیشنهاد می‌دهد که کدام مشتریان برای تبلیغات و یا فرصت‌های فروش متقابل مناسب هستند.
Crm و ماژول‌های ERP
اتوماسیون خدمات حرفه‌ای
یکی دیگر از بهترین ماژول‌های ERP ماژول مدیریت منابع خدمت است که به سازمان اجازه می‌دهد تا پروژه‌ها را مدیریت و برنامه‌ریزی نمایند. کسب‌وکارهایی که مبتنی بر خدمات هستند اغلب از این نوع ماژول در ERP استفاده می‌نمایند. این ماژول وضعیت پروژه‌ها را ردیابی می‌کند و با مدیریت منابع انسانی و سرمایه‌ها به مدیران این امکان را می‌دهد که جداول زمانی و هزینه‌های خود را مشخص نمایند. با ذخیره همه داده‌ها در یک محل مشترک، ارتباط بین تیم‌ها با سهولت بیشتری انجام می شود.
اتوماسیون بازاریابی
اتوماسیون بازاریابی که یکی دیگر از بهترین ماژول‌های ERP محسوب می‌شود در بعضی از نرم‌افزارهای ERP توسعه پیدا کرده است. فرآیندهایی مانند استعلام فروش، پیش‌نویس کردن قیمت‌ها، سفارش‌ها، پیش‌نویس صورتحساب‌های فروش، ارسال مواد و ردیابی سفارش‌های فروش بر عهده این ماژول است. همچنین این ماژول، وظیفه مدیریت کمپین‌های بازاریابی را در کانال‌های دیجیتالی مانند شبکه‌های اجتماعی، ایمیل‌ها و پیامک‌ها برعهده دارد؛ مثلاً می‌تواند ارسال ایمیل به مشتریان را خودکارسازی نماید.
ماژول ERP اتوماسیون بازاریابی
تجارت الکترونیک
اهمیت ماژول تجارت الکترونیک در میان ماژول‌های ERP برای کسب‌وکارهایی است که به صورت آنلاین مصولات خود را به فروش می‌رسانند. این ماژول به شرکت‌ها کمک می‌کند تا یک سایت بین کسب‌وکارهای B2B و B2C راه‌اندازی کنند. کارمندان در این محیط کاربرپسند می‌توانند محتوای محصولات مانند تصویر، مشخصات، عنوان‌ها و… را به‌روزرسانی نمایند و محصولات جدید را بارگزاری نمایند. همه اطلاعات موجودی، سفارش و پرداخت از طریق ماژول تجارت الکترونیک به پایگاه داده منتقل می‌شود و تضمین می‌کند که همه تراکنش‌ها به دفتر کل اضافه می‌شود، اقلام ناموجود از سایت حذف می‌شود و سفارش‌ها به موقع به دست مشتری می‌رسد.
ماژول‌های ERP
سخن پایانی
در گذشته استفاده از سیستم‌های ERP امری سخت و طاقت‌فرسا بود اما امروزه کسب‌وکارها با استفاده از ERP مدرن و مناسب توانسته‌اند بستری را برای ارتقاء کیفیت فرآیندهای سازمانی فراهم کنند. ماژول‌های ERP ایده‌آل، ابزارهایی هستند که داده‌های خود را در پایگاه داده ERP وارد می‌کنند و هر کدام کاربرد خاص خود را دارند. از این‌رو در کنار یکدیگر پاسخگوی نیازهای پیچیده و در حال تغییر سازمان هستند و در نتیجه فرآیندهای سازمان را بهبود می‌بخشند.
نوشته شده توسط تیم توسه صنعت رهاورد نویان