مدیریت تامین‌کنندگان در سیستم‌های ERP + نقش و اهمیت در بهبود کسب و کار
مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP
مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP به عنوان مهم‌ترین ابزار در فرآیند مدیریت زنجیره تأمین به حساب می‌آید. امروزه کسب‌وکارهایی که به سمت دیجیتالی شدن پیش می‌روند در کنار سایر سیستم‌ها، استفاده از سیستم‌های مدیریت زنجیره تأمین را در اولویت‌های کار خود قرار داده‌اند. با گذشت زمان و افزایش رقابت در بازارهای جهانی، کسب‌وکارها باید خود را با تغییرات مختلف سازگار کنند. از این‌رو باید عملیات‌های خود در بخش‌های مختلف مانند حسابداری، منابع انسانی، مالی و حسابداری، زنجیره تأمین، توزیع و فروش و امثال اینها را در یک پایگاه داده مرکزی، خودکارسازی نمایند.
برنامه ریزی منابع سازمانی یا همان ERP راهکاری یکپارچه را ارائه می‌دهد که در آن همه فرآیندهای تجاری با یکدیگر به طور یکپارچه در تعامل هستند. مدیریت تأمین‌کنندگان در سیستم ERP یکی از ابزارهایی است که ERP برای بهبود کسب‌وکار و افزایش بهره‌وری سازمان در آن نقش اساسی دارد. در ادامه این نوشتار به این مسئله می‌پردازیم.
مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP
مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP چیست؟
زنجیره تأمین سیستمی است که هر کسب‌وکاری برای تولید مواد اولیه، ساخت و توزیع کالا و در نهایت تحویل محصول به مشتری از آن استفاده می‌کند. اجزای مختلف این زنجیره را تأمین‌کنندگان، تولیدکنندگان، توزیع‌کنندگان و خرده‌فروشان تشکیل می‌دهند. این زنجیره همیشه فعال است و هیچگاه قطع نمی‌شود. البته برای همگام‌سازی عرضه و تقاضا در چنین سیستمی لازم است اطلاعات مربوط به پیش‌بینی و سفارشات را به تأمین‌کنندگان منتقل کنید، فرآیندهای تجاری را خودکارسازی نمایید و جریان تولید مواد اولیه را از تأمین‌کنندگان به سمت تولیدکنندگان هماهنگ نمایید.
یکی از راه‌حل‌های سیستم ERP، مدیریت ارتباط با تأمین‌کنندگان است. مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP می‌تواند فرآیندها را در یک پایگاه داده مرکزی ادغام کند و آنها را خودکارسازی نماید، هزینه‌ها را کاهش دهد و محصول نهایی را به دست مشتری برساند. در واقع مدیریت تأمین‌کنندگان وقتی از ERP بهره ببرد یک زنجیره تأمین قوی را برای سازمان ایجاد می‌کند و شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا زنجیره فعالیت‌هایی که مواد اولیه را به محصول نهایی تبدیل می‌کند و به مشتریان تحویل می‌دهد را ساده‌سازی نماید.
مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP
نقش ERP در مدیریت زنجیره تأمین و بهبود کسب و کار
یک سیستم ERP با همه ویژگی‌هایی که دارد می‌تواند نقش مهمی را در موفقیت زنجیره تأمین یک سازمان ایجاد کند و از این طریق باعث بهبود عملیات‌های کسب‌وکار شود. این سیستم با ادغام عملکردهای مرتبط با تأمین‌کنندگان می‌تواند فعالیت‌های تأمین‌کنندگان را نظارت و کنترل نمایند. نقش ERP در مدیریت زنجیره تأمین شامل موارد زیر است:
تدارکات
سیستم‌های ERP شامل ماژول‌هایی هستند که عملکردهای زنجیره تأمین را انجام می‌دهند تا تقاضای مشتری برآورده شود و هزینه‌های عملیاتی کاهش پیدا کند. یکی از این عملکردهای کلیدی، تدارکات است. ERP در مدیریت تأمین‌کنندگان راهی را برای مدیریت تدارکات، منابع، عرضه کالا و خدمات در سراسر زنجیره تأمین فراهم می‌کند. این سیستم از همه عناصر زنجیره تأمین مانند تولید و انبارداری گرفته تا فرآیندهای حمل‌ونقل مراقبت می‌کند. همچنین فرآیندهایی مانند برقراری ارتباط مؤثر با تأمین‌کنندگان، فروشندگان خرد و کلان و پیگیری ارتباطات نیز بر عهده این نرم‌افزار پیشرفته است.
تقاضا و برنامه‌ریزی
وقتی مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP فعالیت کند می‌تواند به طور خودکار هنگام دریافت سفارش، تقاضا را ایجاد کند. در واقع تولید وقتی باید شروع شود که مواد اولیه‌ای در کار باشد و به نوعی موجودی پر باشد. او با زمانبندی که در کار انجام می‌دهد باعث می‌شود سرپرستان بدانند در زمان واقعی از چه منابعی استفاده می‌شود. در واقع وقتی زمان کار مشخص باشد تاریخ تحویل محصول به فروشنده هم برنامه‌ریزی می‌شود. سیستم ERP با قابلیت‌هایی که در مدیریت تولید و تقاضا دارد باعث می‌شود در زمان مناسب، موجودی مواد اولیه تأمین شود.
مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP
تولید
وقتی سیستم مدیریت منابع سازمان با سیستم مدیریت زنجیره تأمین یکپارچه شوند نقش مؤثری را در زنجیره تولید ایفا می‌کنند. این سیستم در واقع بعد از شروع تولید محصول، همه رکوردهایی که مربوط به منابع محصول و نیروی کار است را ایجاد و به‌روزرسانی می‌کند. با حذف خطاهایی که ممکن است به خاطر انجام فرآیندهای دستی ایجاد شده باشد همه اسناد حمل‌ونقل از طریق ERP در سیستم مدیریت زنجیره تأمین ثبت می‌شود. چنین سیستمی این اطمینان را به مدیران کسب‌وکار می‌دهد که محصول به موقع تولید می‌شود و در تاریخ مشخص تحویل مشتری داده می‌شود.
حمل و نقل
مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP وقتی فعال باشد می‌تواند فاکتورهایی که در نهایت به دست مشتری می‌رسد را ایجاد کند. این سیستم یک مخزن مرکزی دارد که همه اقلام و محصولاتی که قرار است به دست مشتریان برسد را درون آن قرار می‌دهد و با داشتن همه جزئیات تحویل به مدیران این اطمینان را می‌دهد که محصول به موقع به دست مشتری می‌رسد. ERP همچنین می‌تواند به تصمیم‌گیری روش‌های بسته‌بندی محصولات و کیفیت نوع آنها کمک نماید.
مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP
مزایای مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP
مدیریت تأمین‌کنندگان به کمک نرم‌افزار ERP مزایای مختلفی دارد که در ادامه به آنها می‌پردازیم.
ایجاد پایگاه داده متمرکز برای تأمین‌کننده
سیستم‌های ERP در مدیریت تأمین‌کنندگان یک پایگاه داده متمرکز برای مدیریت اطلاعات تأمین‌کنندگان ایجاد می‌کند. این اطلاعات شامل قراردادها، جزئیات تماس، داده‌ها و معیارهای عملکرد است. پایگاه داده مرکزی از آنجایی که همه داده‌ها را به صورت متمرکز در خود جای می‌دهد؛ امکان دسترسی آسان و سریع اطلاعات را به تأمین‌کننده فراهم می‌کند. با این روش ERP، دقت و ثبات داده ها برای تأمین‌کنندگان ثابت می‌شود و دیگر نیازی به سیستم‌های متفرقه ندارند.
ساده‌سازی فرآیندهای تدارکات
فرآیندهای مربوط به بخش تدارکات شامل درخواست‌های خرید، سفارش‌های خرید و مدیریت فاکتورهای خرید است. نرم‌افزار مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP وقتی با مدیریت تأمین‌کنندگان یکپارچه شود می‌تواند همه فرآیندهای مربوط به تدارکات را به‌خوبی ساده‌سازی نماید. در واقع این سیستم با ادغام داده‌ها و فرآیندهای مربوط به تأمین‌کنندگان در یک پایگاه داده، خطاهای دستی را کاهش می‌دهد، زمان کلی چرخه تدارکات را بهبود می‌بخشد و در نهایت به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که کارایی و بهره‌وری بهتری داشته باشند.
مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP
همکاری و ارتباطات یکپارچه
بین تأمین‌کنندگان محصولات در یک سازمان و مدیران، ارتباطات و همکاری‌هایی وجود دارد. وقتی پای یک سیستم مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP وسط بیاید ارتباط و همکاری یکپارچه‌ای بین سازمان و تأمین‌کنندگان فراهم می‌شود. سازمان‌ها از طریق سیستم‌های یکپارچه پیام‌رسانی می‌توانند با اشتراک‌گذاری اسناد و گردش کاری مشترک، اطلاعات را به راحتی با تأمین‌کنندگان مبادله نمایند. آنها از این طریق می‌توانند مسائل و مشکلاتی که بین‌شان وجود دارد را حل نمایند و شفافیت و اعتماد در کار را با تأمین‌کنندگان بهبود ببخشند.
نظارت بر عملکرد تأمین‌کننده
وقتی در مدیریت تأمین‌کنندگان از سیستم ERP استفاده شود سازمان‌ها به خوبی می‌توانند به صورت لحظه‌ای بر عملکرد تأمین‌کنندگان نظارت داشته باشند. در واقع وقتی سیستم مدیریت منابع سازمانی به کمک مدیریت تأمین‌کنندگان بیاید می‌تواند با معرفی و اندازه‌گیری دقیق شاخص‌های کلیدی عملکرد تأمین‌کنندگان، به سازمان‌ها دید جامعی را ارائه دهد. با این روش تأمین‌کنندگان کم‌کار و تأمین‌کنندگان فعال به خوبی شناسایی می‌شوند و تصمیم‌گیری آگاهانه نسبت به آنها انجام می‌شود.
مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP
نتیجه‌گیری
ERP به مدیریت تأمین‌کنندگان راهکاری یکپارچه را ارائه می‌دهد که در آن همه فرآیندهای مربوط به بخش تأمین‌کنندگان در یک پایگاه داده خودکارسازی می‌شوند. در واقع وقتی مدیریت تأمین‌کنندگان در ERP فعالیت خود را شروع کند بر روی تقاضا، حمل‌ونقل، تدارکات و تولید تأثیر مثبت می‌گذارد. از مزایای این سیستم یکپارچه می‌تواند به موارد مختلفی اشاره کرد. مواردی مانند همکاری و ارتباطات بهینه، ایجاد پایگاه داده متمرکز برای داده‌ها، ساده‌سازی فرآیندهای تدارکات و نظارت بر عملکرد تأمین‌کنندگان.
نوشته شده توسط تیم توسعه صنعت رهاورد نویان