اهمیت پشتیبانی و آموزش ERP: راهکارها و بهترین شیوه‌ها برای موفقیت
پشتیبانی و آموزش ERP لازمه استفاده صحیح و کاربردی از این اهمیت پشتیبانی و آموزش ERP: راهکارها و بهترین شیوه‌ها برای موفقیتنرم‌افزار قدرتمند سازمانی است. در عصر جدید و با رشد کسب‌وکارها، سازمان‌ها به دنبال راهکارهایی هستند که از آن طریق کارایی و بهره‌وری خود را بالا ببرند، هزینه‌ها را کم کنند و از اتلاف وقت و منابع جلوگیری کنند. از این‌رو به استفاده از نرم‌افزارهای یکپارچه ERP روی آورده‌اند. جایگزینی نرم‌افزارهای یکپارچه ERP به جای نرم‌افزارهای جزیره‌ای، اهمیت یادگیری آن به کمک پشتیبان‌ها و متخصصان این حوزه را بالا برده است. ERP نقش مهمی را در تصمیم‌گیری‌های صحیح مدیران در بخش‌های مختلف مالی، تولید، نیروی کار و… ایفا می‌کند؛ از طرفی به دلیل پیچیدگی بالا و داشتن ده‌ها پایگاه داده و جدول برای یکپارچه‌سازی فرآیندها، به آموزش و پشتیبانی به صورت حرفه‌ای نیازمند است. تسلط و آشنایی کامل در استفاده صحیح از این نرم‌افزار یکپارچه و پیچیده، تصمیم‌گیری بهتری را برای مدیران به همراه خواهد داشت.
پشتیبانی ERP چیست؟
پشتیبانی و آموزش ERP جزء جدایی‌ناپذیر این سیستم است. وقتی مدیران و کارکنان در استفاده از ERP آموزش‌های لازم را ببینند می‌توانند از پس راه‌اندازی آن بربیایند اما وقتی خود را درگیر استفاده از آن کنند اهمیت پشتیبانی مشخص می‌شود. وقتی همه کارها و فرآیندها در ERP مطابق با زمان‌بندی پیش رفت و پیاده‌سازی انجام شد ممکن است مشکلاتی در اجرای ERP به‌وجود بیاید؛ از این‌رو باید آخرین زنجیره از پیاده‌سازی ERP، بخش پشتیبانی آن باشد.
از آنجایی که ERP اطلاعات سراسر سازمان را جمع‌آوری، نگهداری، پیگیری و گزارش می‌کند همه عملیات از امور مالی گرفته تا رساندن محصول به دست مشتری را تحت پوشش خود قرار می‌دهد. از طرفی سازمان‌ها هزینه‌های زیادی را برای راه‌اندازی و پیاده‌سازی این سیستم مدرن مصرف می‌کنند از این‌رو فرآیند نگهداری و پشتیبانی صحیح از اهمیت بالایی برخوردار است. پشتیبانی ERP مستلزم هماهنگی و همکاری واحد کاربری و تیم‌های فنی است؛ به همین خاطر، ارتباط و تعامل این دو گروه به طور مداوم از عوامل موفقیت پروژه ERP است. وقتی مسائل پیش‌بینی‌نشده در روند کار به طور ناگهانی ایجاد می‌شود باید نیروهای پشتیبان در دسترس باشند تا پاسخگوی پرسش‌های کاربران این سیستم باشند.
انواع پشتیبانی و آموزش ERP برای سازمان
یک تیم آموزش و پشتیبانی ERP باید از مشکلات و خواسته‌های مشتریان در رابطه با استفاده از سیستم به طول کامل آگاه باشند. انواع پشتیبانی و آموزش در این زمینه شامل دو دسته است:
پشتیبانی و آموزش سخت‌افزاری
پشتیبانی و آموزش این سیستم در بخش سخت‌افزار شامل تجهیزات و قطعات، پشتیبانی فنی، پشتیبانی شبکه و پشتیبانی و آموزش در بخش ارتباطات است. تجهیزات مورد استفاده در سیستم ERP شامل سرورهای مرکزی، ذخیره‌سازی دیسک‌ها، مودم‌ها، فایروال‌ها، روتر‌ها و… است که هر کدام نیازمند آموزش و پشتیبانی به‌موقع است.
نصب، تنظیم و اجرای نرم‌افزار، برقراری ارتباط بین سرورها و کلاینت‌ها، حفظ کارایی شبکه و سامانه رایانه‌ای، آموزش کار با ماژول‌های امنیت شبکه و پشتیبانی آن، پیگیری خطاهای سیستمی و حل مشکلات احتمالی از کارهای بخش پشتیبانی و آموزش ERP سخت‌افزاری است.
پشتیبانی و آموزش نرم‌افزاری
پشتیبانی و آموزش نرم‌افزاری سیستم ERP شامل تعمیر و نگهداری، پشتیبانی از کاربران و سیستم‌های کاربری، پشتیبانی و آموزش بخش داده‌ها، پشتیبانی بخش‌های امنیتی و ساختار و تنظیمات ERP است. مدیریت و به‌روزرسانی تنظیمات و ساختار شرکت، به‌روزرسانی سرورها و نگهداری از کلاینت‌ها، پشتیبانی و آموزش نرم‌افزارهای مرتبط با ERP، پاسخگویی به سؤالات کاربران و آموزش در مورد وقوع مشکلات احتمالی و… از کارهای این بخش است. این تیم با ایجاد دوره‌های آموزشی و راهنمایی دقیق در خصوص استفاده صحیح از نرم‌افزار، بستری مناسب را برای موفقیت کار با این سیستم فراهم می‌کند.
اهمیت پشتیبانی و آموزش ERP برای کسب‌وکارها
ERP یک سیستم مدیریت منابع سازمان است که همه فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش قرار می‌دهد. با توجه به پیچیدگی فعالیت‌های مختلف سازمان، همه بخش‌ها به دنبال یک پشتیبانی و آموزش قوی هستند تا بتوانند به طور بهتر و مؤثرتری از قابلیت‌های نرم‌افزار ERP استفاده کنند. استفاده بهینه از سیستم ERP باعث بهبود فرآیندها و عملکردهای سازمانی شده و با کمترین هزینه، بهترین بازدهی را به همراه خواهد داشت. ارتباط مؤثر و به‌موقع برای افزایش بهره‌وری سیستم، از خصوصیات یک پشتیبانی موفق ERP است. از طرفی آموزش در پروژه‌های پیاده‌سازی این نرم‌افزار، برای انطباق کاربران با سیستم جدید موضوع بسیار مهمی است.
به طور کلی اهمیت پشتیبانی و آموزش ERP شامل این موارد است:
- مشکلاتی که در سیستم مدیریت منابع به‌وجود می‌آید باعث اختلالات قابل توجهی در عملیات‌های سازمان خواهد شد؛ از این‌رو دانستن روش عیب‌یابی و حل سریع مشکلات برای حفظ بهره‌وری کسب‌وکار بسیار بااهمیت است.
- سرمایه‌گذاری برای پیاده‌سازی سیستم‌های ERP ممکن است هزینه‌بر باشد اما با توجه به قابلیت‌های بالایی که دارد نرخ بازگشت سرمایه را به صورت چشمگیری بالا می‌آورد؛ از این‌رو پشتیبانی و آموزش سیستم ERP به طور مداوم، اهمیت بالایی دارد.
- سیستم‌های ERP همچون سایر بخش‌ها از تهدیدهای امنیت سایبری در امان نیستند. این سیستم‌ها بدون آموزش و پشتیبانی قوی می‌توانند در برابر حملات سایبری آسیب‌پذیر شوند.
راهکارهای مؤثر برای پشتیبانی و آموزش سیستم ERP
برای آموزش و پشتیبانی ERP به طور مؤثر ابتدا باید در مورد چگونگی طراحی، ارائه و اجرای یک سیستم آموزشی خوب برای کارکنان تصمیم گرفت. سپس کلیات برنامه آموزشی را طراحی کرد و به بررسی جزئیات آموزش و امکان اجرای آنها پرداخت. می‌توان این وظیفه را بر عهده سرپرستان هر بخش و اعضای گروه متخصص ERP گذاشت یا از طریق آموزش‌هایی که در خود نرم‌افزار ERP موجود است کار آموزش را آغاز کرد. همچنین می‌توان از مجموعه‌ای که این سیستم را در اختیار شما قرار داده است درخواست کرد تا تیم پشتیبانی و آموزش ERP را در اختیار شما قرار دهد. در نظر داشته باشید که هم‌زمان با شروع عملیات استقرار این سیستم در سازمان، باید برنامه‌های آموزشی و پشتیبانی مؤثر آغاز شود؛ چرا که بعد از این استقرار، کار همه اعضای سازمان دچار تغییرات گسترده می‌شود.
در فرآیند آموزش و پشتیبانی این سیستم باید با استفاده از منابع موجود، زمان و حجم آموزش مورد نیاز برای کارکنان را مشخص کرد و برای اجرای آن برنامه دقیق و زمان‌بندی‌شده طراحی کرد. سعی کنید جلسات آموزشی منعطف باشد، زمان‌های آموزش کوتاه‌تر اما تعداد دفعات جلسات بیشتر باشد تا این روند برای کارکنان خسته‌کننده نشود. در نهایت برای پشتیبانی مؤثر و کارآمد از سیستم ERP بهتر است برونسپاری انجام شود. برونسپازی باعث صرفه‌جویی در هزینه، بهبود پاسخگویی و حل مشکلات به کمک متخصصان این حوزه می‌شود.
سخن پایانی
پشتیبانی و آموزش ERP مهم‌ترین اقدامی است که بعد از استقرار سیستم ERP در سازمان باید در مورد آن برنامه‌ریزی شود. اهمیت نیاز به آموزش زمانی مشخص می‌شود که بعد از استقرار سیستم جدید، وظایف کارکنان دچار تغییرات گسترده می‌شود و آنها مدام می‌گویند ما با کار این سیستم آشنا نیستیم. اهمیت پشتیبانی هم زمانی مشخص می‌شود که بعد از شروع کار، مسائل و مشکلات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری متعدد برای این سیستم ایجاد شود. پشتیبانی سخت‌افزاری شامل پشتیبانی از سرورها، فایروال‌ها، مودم‌ها و سایر قطعاتی است که مورد نیاز سیستم ERP است. پشتیبانی نرم‌افزاری هم شامل اقدامات مختلف از جمله تعمیر و نگهداری، پشتیبانی از کاربران و آموزش‌های مؤثر در این حوزه است.