بررسی ERP چندبخشی در سازمان‌ها | نحوه هماهنگی فرآیندها
ERP چندبخشی نوعی ERP است که به مدیریت عملکردهای شرکت‌های مختلف تحت یک سازمان، به صورت واحد و متمرکز می‌پردازد. امروزه افزایش بازار رقابت بین کسب‌وکارها، بسیاری از سازمان‌ها را تحت فشار قرار داده است؛ از این‌رو شرکت‌ها باید به دنبال نرم‌افزارهایی باشند که نسبت به رقبا برای آنها مزیت رقابتی ایجاد می‌کند. برای بسیاری از شرکت‌ها این امر از طریق نرم‌افزار ERP به دست می‌آید. این نرم‌افزار در واقع برای تسهیل عملکردهای تجاری سازمان‌های مختلف، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
علاوه بر اینها بسیاری از سازمان‌ها با باز کردن دفاتر و شرکت‌های خود در مکان‌های مختلف، نیازمند پیاده‌سازی ERP چندشرکتی هستند که می‌تواند به طور همزمان عملیات‌های متعدد دفاتر مختلف را مدیریت و یکپارچه نماید. مسلّماً پشتیبانی و آموزش چنین سیستمی ابعاد پیچیده‌تر و وسیع‌تری نسبت به سایر مدل‌های ERP دارد. در این نوشتار قصد داریم به معرفی دقیق ERP چندبخشی و مزایای آن بپردازیم؛ سپس نحوه هماهنگی فرآیندهای مختلف سازمان به کمک این سیستم را مورد بررسی قرار دهیم. با ما همراه باشید.
سیستم‌های ERP چندبخشی به چه معنا است؟
امروزه شرکت‌ها چه بزرگ باشند و چه کوچک و متوسط، برای تسهیل روند کارها و عملکردهایشان به یک نرم‌افزار ERP چندبخشی و یا ساده نیاز دارند. سازمان‌ها را از لحاظ مقیاس می‌توان به سازمان‌های یک‌بخشی و سازمان‌های چندبخشی تقسیم کرد. سازمان یک‌بخشی(یک شرکتی) سازمانی است که همه کارها، برنامه‌ها و فعالیت‌هایش در یک مکان واحد انجام می‌شود و همه فرآیندها در همان مکان با یکدیگر هماهنگ می‌شوند. اما سازمان‌های چندبخشی(چندشرکتی) سازمان‌های بزرگی هستند که شرکت‌ها و بخش‌های آن به صورت جداجدا در شهرها و یا کشورهای مختلف مستقر هستند.
سؤالی که در اینجا به‌وجود می‌آید این است که چرا یک سازمان، خود را به بخش‌های مختلف تقسیم کند؟ پاسخ این است که بسیاری از سازمان‌ها با افزایش فعالیت‌هایشان، به دنبال گسترش دامنه خود هستند، از این‌رو دفاتر مختلف را در مکان‌های مختلف راه‌اندازی می‌کنند. مسلّم است که چنین سازمان‌هایی نیازمند ERP چندبخشی و مدرن هستند تا بتوانند عملیات‌های متعددی را به صورت همزمان مدیریت نمایند. با راه‌اندازی یک ERP ، هر کدام از شرکت‌ها در انجام عملیات خود استقلال دارند اما در سیاست‌های کلی باید هماهنگ با گروه کار کنند. یک شرکت مادر در ERP چندبخشی باید به طور متمرکز، به همه داده‌ها دسترسی داشته باشد، اطلاعات بخش‌های مختلف را با یکدیگر تلفیق و تجمیع نماید و همه شرکت‌های زیردسته خود را مدیریت نماید.
مزایای استفاده از ERP چندبخشی در سازمان‌ها
برای سازمان‌های بزرگ و چندبخشی استفاده از سیستم‌های ERP مدرن باید مزایایی را به همراه داشته باشد. درست است که این سیستم می‌تواند عملیات‌های متعدد را به طور همزمان مدیریت کند اما فرآیند پیاده‌سازی آن می‌تواند چالش‌برانگیز باشد زیرا مستلزم تعامل مستمر بین بخش‌های مختلف تجاری، کارکنان، فروشندگان، مشاوران خارجی و مشتریان نهایی است. با این همه مزایای این سیستم بر هیچ شرکتی پوشیده نیست. مزایای ERP چندبخشی شامل موارد زیر است:
گزارشات مالی به صورت تلفیقی
یکی از مزایای اصلی ERP مدرن برای سازمان‌های چندبخشی، این است که می‌تواند داده‌های مالی همه واحدهای تجاری را با یکدیگر ادغام نماید. ادغام داده‌های مالی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با تهیه گزارشنامه‌های مالی تلفیقی، یک دید جامع از عملکردهای مالی سازمان ارائه دهند. این گزارشنامه‌ها به مدیران کمک می‌کند تا تجزیه و تحلیل‌های مالی را به طور کارآمدتر انجام دهند و با داشتن دید جامع از مسائل مالی خود، تصمیم‌های آگاهانه بگیرند.
فرآیندهای هماهنگ و استاندارد
ERP چندبخشی وقتی در یک سازمان بزرگ راه‌اندازی می‌شود به کسب وکارها کمک می‌کند تا فرآیندهای تجاری خود را در چندین شرکت با یکدیگر هماهنگ و استاندارد نمایند. با هماهنگی فرآیندهای شرکت‌های مختلف یک سازمان به وسیله نرم‌افزار ERP مدرن، ثبات و کارایی در عملیات افزایش پیدا می‌کند. در واقع با پیاده‌سازی فرآیندهای کاری به صورت استاندارد، کسب‌وکارها می‌توانند داده‌های تکراری را حذف کنند و از بروز خطا جلوگیری کنند. حذف داده‌های تکراری و کاهش خطا در فرآیندهای کاری، موجب بهبود کارایی و بهره‌وری عملیاتی در سازمان‌های چندبخشی خواهد شد.
بهبود دید و کنترل بر فعالیت‌ها
وقتی یک سازمان تصمیم می‌گیرد دفاتر مختلفی را در بخش‌های مختلف راه‌اندازی کند با چالش عدم دید و کنترل بر عملیات واحدهای مختلف م
واجه می‌شود. سیستم‌های ERP چندبخشی و مدرن با دادن دید کامل از فعالیت‌های هر قسمت از کسب‌وکار این مشکل را برطرف می‌کند. این سیستم در واقع با این روش به مدیران این امکان را می‌دهد که بر عملکرد هر بخش نظارت کنند و مشکلات را به موقع شناسایی و کنترل نمایند. همچنین داشتن دید و کنترل بر انجام فعالیت‌های هر شرکت، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا منابع را بهینه کنند، تصمیمات آگاهانه و به‌موقع بگیرند و عملکرد کلی سازمان را بهبود ببخشند.
انعطاف‌پذیری در رشد
با گسترش فعالیت‌های سازمان‌ها، مدیریت شرکت‌های مختلف پیچیده می‌شود. نرم‌افزارهای ERP چندبخشی به صاحبان کسب‌وکار این امکان را می‌دهد تا سیستم‌های خود را با رشد و تکامل فعالیت‌ها تطبیق دهند و به نوعی انعطاف‌پذیر باشند. این نرم‌افزارها در واقع توانایی اضافه کردن شرکت‌ها و بخش‌های جدید، سفارشی کردن گردش کار و ادغام با سایر بخش‌های تجاری را فراهم می‌کنند. سازمان‌های بزرگ با این روش، دیگر نگران بزرگتر کردن بخش‌های خود نیستند و خیالشان بابت رشد و موفقیت بلندمدت کسب‌وکارشان راحت می‌شود.
افزایش ارتباط و همکاری با ERP چندبخشی
برای داشتن شرکت‌های متعدد برای یک سازمان، باید همکاری و ارتباط بین همه ذینفعان مانند کارمندان، تأمین‌کنندگان، فروشندگان و مشتریان فراهم شود. سیستم‌های ERP چندبخشی با ارائه یک پلتفرم متمرکز برای ارتباطات و به اشتراک‌گذاری داده‌ها، این همکاری و ارتباط را تسهیل می‌کند. وقتی این همکاری شکل گرفت کسب‌وکارها قادر می‌شوند تا اطلاعات را به طور مؤثرتری به اشتراک بگذارند، تصمیمات درست و مشترک بگیرند و به صورت هماهنگ و تیمی کارهای خود را بهبود ببخشند.
معاملات چندشرکتی کارآمد با ERP چندبخشی
مدیریت معاملات بین شرکت‌ها می‌تواند یک فرآیند پیچیده و پرخطر باشد و احتمال اختلاف و عدم دقت در ثبت معاملات تجاری شرکت‌ها وجود داشته باشد. سیستم‌های ERP چندبخشی با خودکارسازی تراکنش‌های بین شرکتی این فرآیند را ساده می‌کند و مدیران را از ثبت دقیق معاملات مطمئن می‌سازد. این سیستم نه تنها خطر خطاها را کاهش می‌دهد بلکه با صرفه‌جویی در منابع و زمان انجام کار به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا وقت خود را صرف انجام عملیات‌های اصلی نمایند.
نحوه هماهنگی فرآیندها در ERP چندشرکتی
شرکت‌هایی که در کل فرآیندهای کاری خود را از یک مکان واحد، مدیریت و هماهنگ می‌کنند از یک پلتفرم واحد به نام ERP چندبخشی بهره می‌برند. نحوه هماهنگی فرآیندهای مختلف در ERPهای مدرن به این صورت است که داده‌ها به صورت یکپارچه از شرکت‌های مختلف جمع‌آوری می‌شوند سپس با حذف داده‌های تکراری و خطاهای احتمالی، داده‌ها در یک پایگاه داده بزرگ و مرکزی جمع‌آوری و خودکارسازی می‌شود. وجود این پایگاه داده مرکزی به مدیران این امکان را می‌دهد که بر همه فرآیندهای بخش‌های مختلف به طور یکپارچه نظارت داشته باشند.
مدیریت چندین شرکت جدا در یک سازمان، کاری پیچیده و زمان‌بر است. سیستم‌های ERP برای یکپارچه‌سازی فرآیندهای شرکت‌های مختلف تکامل یافته‌اند و به سیستم‌های چندبخشی ERP تبدیل شده‌اند. سیستم‌های ERP چندبخشی با خودکارسازی معاملات بین شرکتی، هماهنگ‌سازی فرآیندهای تجاری، بهبود دید و کنترل، ادغام داده‌های مالی، انعطاف‌پذیری در رشد و افزایش ارتباط و همکاری، نقش مهمی را در مدیریت شرکت‌های چندبخشی ایفا می‌کنند. سرمایه‌گذاری در این سیستم به مدیران کمک می‌کند تا بر چالش‌های مدیریت چندگانه غلبه کنند و کارایی و بهره‌وری خود را بالا ببرند.