نرم‌افزار ERP ابری چیست؟ | مقایسه با سیستم ERP سنتی
نرم‌افزار ERP ابری
نرم‌افزار ERP ابری یک نرم‌افزار مبتنی بر ابر است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا امور مالی، زنجیره تأمین، موجودی، ارتباط با مشتریان و سایر عملیات‌های مهم سازمان را مدیریت نمایند. این نرم‌افزار در واقع با ساده‌سازی فرآیندها آنها را در یک پایگاه داده متمرکز، یکپارچه و خودکارسازی می‌نماید و از این طریق باعث افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان می‌شود. سیستم ERP ابری به جای نصب بر روی سرورهای داخلی، بر یک پلتفرم ابری مستقر است و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد که به نرم‌افزار و همه داده‌های خود از طریق اینترنت و به صورت آنلاین دسترسی داشته باشند. در این نوشتار قصد داریم در مورد چیستی نرم‌افزار ابری ERP، روش کار، مقایسه آن با ERP سنتی و مزایای آن صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
نرم‌افزار ERP ابری
نرم‌افزار ERP ابری چه نرم‌افزاری است؟
هر نرم‌افزاری که مبتنی بر ابر باشد از طریق اینترنت قابل دسترسی است؛ ERP ابری هم به همین شکل است. نرم‌افزار ERP مبتنی بر ابر در واقع به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که به داده‌ها و سیستم‌های حیاتی خود به کمک اینترنت دسترسی داشته باشند. در اینگونه ERP برعکس ERP سنتی، داده‌ها به جای قرارگیری در سرورهای داخلی، بر روی سرورهای راه دور ذخیره می‌شوند. همین امر، کار از راه دور را برای کسب‌وکارها راحت کرده است چرا که با اتصال به اینترنت در هر مکان و زمانی می‌توانند از سیستم ERP خود استفاده کنند.
شاید به این نکته فکر کنید که آیا دسترسی به این سیستم مهم از طریق اینترنت امنیت دارد؟ نرم‌افزار ERP ابری دارای اقدامات امنیتی پیشرفته در برابر حملات سایبری است و قابلیت پشتیبان‌گیری و به‌روزرسانی خودکار دارد. از این‌رو استفاده از آن، امنیت داده‌ها را تهدید نمی‌کند و حتی در صورت بروز حوادث در سازمان، این اطلاعات ایمن باقی می‌ماند.
ERP مبتنی بر ابر به کمک ماژول‌هایی مثل مدیریت موجودی، حسابداری، زنجیره تأمین و… به تجزیه وتحلیل داده‌ها در زمان واقعی می‌پردازد و باعث بهینه‌سازی فرآیندها و قدرت در تصمیم‌گیری بهتر توسط مدیران می‌شود. در کل سیستم‌های ERP ابری با همه خصوصیاتی که دارد یک نوآوری برای کسب‌وکارهای در حال رشد محسوب می‌شود تا از مزایای نرم‌افزار ERP و رایانش ابری در کنار یکدیگر بهره ببرند.
روش کار نرم‌افزار Cloud ERP چگونه است؟
روش کار نرم‌افزار ERP ابری یا همان Cloud ERP مانند نرم‌افزارهای ERP سنتی است و تنها تفاوت آنها در میزبانی سرور است. شرکتی که از این نوع ERP استفاده می‌کند نیازی به نگهداری زیرساخت‌های پیچیده و سرورهای فیزیکی ندارد چرا که همه داده‌ها، اطلاعات و فرآیندها در آن، بر روی سرور راه دور ذخیره می‌شود و به صورت آنلاین قابل مدیریت و ردیابی است. نرم‌افزار ERP مبتنی بر ابر از طریق متمرکز کردن داده‌ها و اطلاعات بر روی یک پلتفرم ابری که از طریق اینترنت قابل دسترسی است، وظایف خود را انجام می‌دهد و دیگر نیازی به سخت‌افزارها و زیرساخت های داخلی ندارد. با این روش داده‌ها را می‌توان در یک سرور امن و خارج از سازمان نگهداری کرد و در هر لحظه به آن دسترسی داشت.
یک سیستم ERP ابری از آنجایی که بی‌نیاز از سخت‌افزارهای پیچیده است از معماری SaaS بهره می‌برد. در این معماری نرم‌افزار به عنوان یک سرویس‌دهنده عمل می‌کند که از راه دور قابل دسترسی است. در این‌صورت دیگر نیازی به نصب نرم‌افزار بر روی دستگاه کاربر وجود ندارد و پشتیبانان ERP ابری وظیفه به‌روزرسانی، امنیت و نگهداری اطلاعات، داده‌ها و فرآیندها را برعهده می‌گیرند. به همین ترتیب دغدغه به‌روزرسانی دستی سیستم‌ها و ارتقای یکپارچه‌سازی آنها از کسب‌وکارها کم می‌شود.
مقایسه نرم‌افزار ERP ابری با ERP سنتی
نرم‌افزارهای ERP ابری و سنتی را از جنبه‌های مختلف مانند نحوه استقرار، مقیاس‌پذیری، هزینه‌های اولیه و ثانویه، انعطاف‌پذیری در دسترسی و امنیت داده‌ها می‌توان با یکدیگر مقایسه کرد. همان‌طور که پیش‌تر گفته شد نرم‌افزار ERP مبتنی بر ابر بایستی بر روی سرورهای راه دور مستقر شوند اما برای استقرار ERP ساده و سنتی نیاز به سخت‌افزار و سرورهای داخلی درون سازمان است. از آنجایی که برای استفاده از سیستم‌های ابری نیازی به سخت‌افزار و زیرساخت داخلی نیست هزینه اولیه آن پایین‌تر از سیستم‌های سنتی ERP است. البته در استفاده از نرم‌افزار ERP ابری لازم است که هزینه‌های ماهانه یا سالانه بر اساس میزان اشتراک پرداخت شود اما در سیستم‌های ERP سنتی تنها هزینه‌های ثابت جهت به‌روزرسانی، نگهداری و پشتیبانی سیستم مورد نیاز است.
مقیاس‌پذیری در نرم‌افزار Cloud ERP سریع‌تر و آسان‌تر انجام می‌شود چرا که کسب‌وکارها بدون نگرانی در خصوص محدودیت‌های زیرساختی به راحتی می‌توانند هر اقدامی انجام دهند اما این امر برای سیستم‌های ERP سنتی دشوار و پیچیده است. همان‌طور که گفته شد سیستم‌های مبتنی بر ابر دارای اقدامات امنیتی پیشرفته در برابر حملات سایبری است و امنیت داده‌ها در آنها توسط ارائه‌دهندگان اینگونه سیستم‌ها تأمین می‌شود؛ اما امنیت داده‌های ERP سنتی از آنجایی که داخل سازمان مستقر است بالا و برعهده خود سازمان است.
انعطاف‌پذیری برای سیستم ERP مبتنی بر ابر بالا است چرا که از هر مکان و در هر زمانی تنها با اتصال به اینترنت می‌توان به آن دسترسی داشت اما دسترسی سیستم‌های ERP سنتی مبتنی بر شبکه‌های داخلی سازمان است و انعطاف‌پذیری بالایی ندارد.
مقایسه ERP ابری و سنتیمزایای استفاده از نرم‌افزار ERP ابری
مزایای استفاده از ERP مبتنی بر ابر زیاد است. در ادامه به برخی از آنها اشاره شده است:
- هزینه پایین
برای استفاده از سیستم‌های ERP ابری دیگر نیازی به سرمایه‌گذاری اولیه سخت‌افزاری و نرم‌افزاری نیست از این‌رو مهم‌ترین مزیت این نوع سیستم، کم کردن هزینه‌های خرید تجهیزات است. در سیستم‌های ERP سنتی علاوه بر تجهیزات اضافه، نیاز به یک تیم متخصص برای مدیریت سیستم است که این خود هزینه‌های اضافی را در بر می‌گیرد. به کمک نرم‌افزار ERP ابری، ارائه‌دهنده سیستم زیرساخت‌های لازم را فراهم می‌کند و کسب‌وکارها فقط برای ویژگی‌های مورد نیاز خود هزینه پرداخت می‌کنند.
- دسترسی‌پذیری
همان‌طور که مشخص است برای دستیابی به اطلاعات و داده‌ها از طریق سیستم‌های مبتنی بر ابر، تنها اتصال به اینترنت ضروری است؛ بنابراین استفاده از آن از هر مکان و در هر زمانی ممکن است. این امکان به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد از راه دور خصوصاً در مواقع حساس مانند بلایای طبیعی و یا شیوع بیماری‌های خاص، فعالیت‌های خود را انجام دهند و عملیات خود را در زمان واقعی مدیریت نمایند. این ویژگی کارایی سازمان را بالا می‌برد و امکان تصمیم‌گیری در لحظه را برای کارکنان فراهم می‌کند.
- به‌روزرسانی خودکار
در هنگام استفاده از نرم‌افزار ERP ابری دیگر نیازی به نگهداری و به‌روزرسانی به صورت دستی وجود ندارد چرا که ارائه‌دهندگان ERP ابری به صورت خودکار مسئول به‌روزرسانی، امنیت و نگهداری زیرساخت‌ها هستند. بهره‌مندی از این ویژگی باعث می‌شود کسب‌وکارها دیگر نیازی به صرف وقت و هزینه برای به‌روزرسانی، تعمیر و نگهداری سیستم نداشته باشند و بدون نگرانی در این خصوص از آخرین ویژگی‌ها و قابلیت‌های سیستم استفاده نمایند.
- اثرات زیست‌محیطی کمتر
ERP میزبانی‌شده در فضای ابری هزینه‌های مربوط به سخت‌افزار، انرژی و نیروی کار را کاهش می‌دهد؛ از طرفی تصمیم‌گیری در مورد پیش‌بینی تولید، مقدار موجودی و نوسانات تقاضا به صورت بهتری اتخاذ می‌شود. وقتی در مورد موجودی انبار تصمیم بهتری گرفته شود از انباشته شدن محصولات در انبار جلوگیری می‌شود، از منابع به طور بهینه‌تر استفاده می‌شود و در نتیجه اثرات بد زیست‌محیطی کمتر می‌شود. بنابراین استفاده از نرم‌افزار ERP ابری می‌تواند تأثیر مستقیمی روی سلامت محیط زیست و کاهش آلاینده‌ها داشته باشد.
- بهبود همکاری بانرم‌افزار ERP ابری
با استفاده از نرم‌افزار ERP ابری به طور لحظه‌ای می‌توان به داده‌ها و اطلاعات دسترسی داشت از این‌رو همکاری و ارتباط بین بخش‌ها و واحدها در مکان‌های مختلف به بهترین شکل انجام می‌شود. این قابلیت به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به صورت کارآمدتر نسبت به قبل کار کنند و تصمیمات بهینه بگیرند. در صورتی‌که اگر این سیستم به صورت سنتی در سازمان نصب و اجرا می‌شد همکاری بین بخش‌ها فقط محدود به بخش‌های داخلی سازمان می‌شد و ارتباط و همکاری میان بخش‌های فراتر از سازمان را چالش‌برانگیز می‌کرد.
سخن پایانی
نرم‌افزار ERP ابری این امکان را به کسب‌وکارها می‌دهد که به صورت آنلاین به سرور مجازی متصل شوند و به داده‌ها و اطلاعات خود در هر لحظه و از هر مکانی دسترسی پیدا کنند. با این روش دیگر نیازی به نصب زیرساخت‌های پیچیده و سخت‌افزار در سازمان نیست و فقط دسترسی به اینترنت ضروری است. از تفاوت‌های ERP ابری با ERP سنتی می‌توان به نحوه استقرار، مقیاس‌پذیری، هزینه‌های اولیه و ثانویه، انعطاف‌پذیری در دسترسی و امنیت داده‌ها اشاره کرد. این سیستم مزایای متعددی از جمله صرفه‌جویی در هزینه، دسترسی آسان، به‌روزرسانی خودکار، اثرات زیست‌محیطی کمتر و بهبود در همکاری را به همراه دارد.