مدیریت ریسک ERP در بخش مالی و عملیاتی
مدیریت ریسک ERP
سیستم مدیریت منابع سازمانی (ERP) یک ابزار پیچیده سازمانی است که با یکپارچه‌سازی فرآیندها در یک پایگاه داده متمرکز و دریافت داده‌ها از ماژول‌های مختلف مانند ماژول مالی و حسابداری، به افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان کمک می‌کند. از طرفی دیگر، مدیریت ریسک ERP با روش‌های مختلفی که دارد جلوی خطرات احتمالی پیاده‌سازی این سیستم را می‌گیرد. یک سیستم ERP در مسیر اجرا ممکن است با مشکلات و موانع زیادی روبه‌رو شود که زمان و منابع بسیاری را از سازمان می‌گیرد. با بررسی و شناخت ریسک‌ها می‌توان به طور چشم‌‌گیری از میزان ریسک کلی انجام پروژه کاهش داد. فناوری ERP توانایی کاهش و مدیریت ریسک را به روش‌های مختلف فراهم می‌کند که در این مقاله به بیان آنها می‌پردازیم.
مدیریت ریسک با ERP
مدیریت ریسک ERP چیست؟
مدیریت ریسک مجموعه کارهایی است که یک سازمان برای جلوگیری از بروز مشکلات یا کاهش آسیب‌های ناخواسته، انجام می‌دهد. ریسک که یک رویداد است در صورت وقوع در یک سازمان ممکن است اهداف تجاری را تحت تأثیر قرار دهد؛ از این‌رو توجه به آن و مدیریت صحیح و به موقع آن می‌تواند از بروز آسیب‌های احتمالی جلوگیری کند. فرآیند مدیریت ریسک یک فرآیند مرحله به مرحله است که باعث می‌شود ریسک در سازمان به طور حیاتی مدیریت شود. این نوع مدیریت در همه بخش‌های سازمان خصوصاً بخش مالی و عملیاتی برای جلوگیری از زیان و بی‌ثباتی بسیار بااهمیت است.
مدیریت ریسک ERP و سایر سیستم‌های سازمانی یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در پیاده‌سازی پروژه محسوب می‌شود. بعد از استقرار یک نرم‌افزار سازمانی مانند ERP ممکن است ریسک‌های مختلفی از لحاظ مالی، عملیاتی، امنیتی و… سازمان را تهدید کند. اینجاست که لزوم مدیریت ریسک اهمیت پیدا می‌کند. یک مدیریت بحران و ریسک مناسب باعث می‌شود مدیریت کلی بهبود پیدا کند و خسارات شدید در یک شرکت به حداقل برسد.
چیستی مدیریت ریسک ERP
مدیریت ریسک ERP به چه صورت است؟
سیستم ERP به روش‌های مختلفی می‌تواند مدیریت بحران و ریسک را انجام دهد. مثلاً با کنترل دسترسی دقیق و گردش کار تعریف‌شده برای کارکنان، می‌تواند فرآیندهای مالی و عملیاتی سازمان را تقویت کند و از بروز ریسک‌هایی مانند تقلب جلوگیری کند؛ یا وقتی دید کلی از وضعیت کار همه کارمندان می‌دهد سازمان را قادر می‌سازد از بروز خطرات ناشی از اختلالات تجاری جلوگیری کند. همچنین با ارائه داده‌های دقیق و یکپارچه‌سازی‌شده، بروز اشتباهاتی که منجر به از دست دادن فروش می‌شود را از بین می‌برد.
قابلیت دقت بالا و افزایش اطمینان در سیستم‌های ERP باعث می‌شود خطای کمتری در حین کارهایی مانند حسابداری رخ بدهد؛ از این‌رو مدیریت ریسک ERP می‌تواند به خوبی مدیریت مالی سازمان را بهبود ببخشد. پیاده‌سازی سیستم ERP با همه ویژگی‌هایی که دارد باعث می‌شود کنترل بیشتری بر تراکنش‌های مالی سازمان انجام شود. داشتن ویژگی‌هایی مانند هشدار خودکار و به موقع در این سیستم‌ها به کاربران اطلاع می‌دهد که مشکلاتی در حین انجام کارشان وجود دارد. شناسایی دقیق و زودهنگام این ناهنجاری‌ها باعث می‌شود حل و فصل مشکل آسان‌تر انجام شود.
راه دیگری که باعث ساده‌سازی مدیریت ریسک در ERP می‌شود محدود کردن دسترسی کاربران به همه داده‌ها است. این کار خصوصاً در مورد مسائل مالی و عملیاتی، امنیت اطلاعات را بالا می‌برد و از بروز مشکلات جلوگیری می‌کند. به طور کلی با وجود مدیریت ریسک سیستم ERP وقتی نوبت به پیش‌بینی خطرات برسد کسب‌وکارها می‌توانند قبل از وقوع آن، خود را آماده کنند.
مدیریت ریسک ERP
روش‌های مختلف مدیریت ریسک ERP در بخش مالی
فناوری ERP با قابلیت‌های ویژه‌ای که دارد مدیریت ریسک ERP در بخش‌های مالی و عملیاتی را به خوبی انجام می‌دهد. در ادامه به بیان روش‌های مختلف مدیریت ریسک از این طریق می‌پردازیم.
بهبود دقت در داده‌ها و گزارش‌دهی
وقتی از خدمات فناوری اطلاعات در بخش مالی و حسابداری استفاده شود دقت در پردازش داده‌ها بیشتر و انجام گزارشات راحت‌تر امکان‌پذیر می‌شود؛ از این‌رو ریسک و خطا کاهش پیدا می‌کند. از آنجایی که سیستم ERP امکان ایجاد گزارشات را به طور لحظه‌ای فراهم می‌کند می‌توان تصمیمات به موقع گرفت و همین تصمیم‌ها از ریسک کردن شرکت در امور مالی و عملیاتی جلوگیری می‌کند. به طور کلی سیستم مدیریت منابع سازمانی با بهبود دقت در داده‌ها و ارائه اطلاعات دقیق در زمان واقعی به مدیران، مدیریت ریسک را آسان‌تر می‌کند.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها
مدیریت ریسک ERP در امور مالی خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند و همین امر باعث کاهش در هزینه‌های عملیاتی می‌شود. همچنین با نشان دادن یک تصویر جامع از خطرات احتمالی، از توزیع ناکارآمد منابع در سازمان جلوگیری می‌کند. به این ترتیب شرکت‌ها باید در موقعیتی قرار بگیرند که برای استفاده از منابع به درستی برنامه‌ریزی شوند تا از اتلاف آنها جلوگیری شود. از طرفی مدیریت ریسک در ERP باعث کاهش زمان تلف‌شده در انجام کارهای دستی و کاغذبازی می‌شود و از این‌رو افزایش کارایی و کاهش هزینه ها را به همراه دارد.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها با مدیریت ریسک ERP
تجزیه و تحلیل ریسک در زمان واقعی
به کمک سیستم‌های ERP می‌توان ریسک‌ها را در زمان واقعی تجزیه و تحلیل کرد. استفاده از ابزارهای تحلیل پیش‌بینی در سیستم‌های ERP باعث شناسایی ریسک‌های احتمالی قبل از وقوع می‌شود و بروز خطرات را در مراحل اولیه پیاده‌سازی کاهش می‌دهد. همچنین با مجهز شدن سیستم به شاخص KPI امکان ارزیابی مستمر ریسک برای گرفتن تصمیمات بهینه فراهم می‌شود. این شاخص با تجزیه و تحلیل داده‌ها، راه‌حل‌های خوبی برای مدیریت ریسک ارائه می‌دهد. مدیریت ریسک ERP از آنجایی که قابل مشاهده است به طور فعال‌تر مدیریت می‌شود.
تصمیم‌گیری بهینه
سیستم‌های یکپارچه ERP در خدمات مالی و عملیاتی مدیریت ریسک را افزایش می‌دهند. از آنجایی که در اینگونه سیستم‌ها همه‌چیز به یکدیگر مرتبط است امکان شناسایی خطرات و بحران‌ها از روی نمایشگرها به وسیله مدیران و تصمیم‌گیرندگان راحت‌تر انجام می‌شود. وقتی امکان ارائه داده‌ها به طور دقیق و در زمان واقعی وجود داشته باشد تصمیم‌گیرندگان بدون اینکه منتظر مشاوری باشند تا در امر تصمیم‌گیری از طریق داده‌های جدید به آنها کمک کند، خودشان می‌توانند تصمیم‌های بهینه بگیرند. گرفتن تصمیم‌های بهینه منجر به مدیریت ریسک ERP در بخش‌های مالی و عملیاتی می‌شود.
تصمیم‌گیری بهینه با مدیریت ریسک ERP
انطباق با قوانین و مقررات با مدیریت ریسک ERP
پیاده‌سازی یک سیستم ERP در سازمان فواید زیادی برای مدیریت ریسک دارد که یکی از آنها انطباق با قوانین و مقررات است. این سیسم با یک مسیر حسابرسی شفاف، امکان ردیابی همه عملیات‌های مالی را فراهم می‌کند. همچنین نقش‌ها و مسئولیت‌های قسمت خدمات مالی را همچون سایر بخش‌ها به وضوح بیان می‌کند و با این کار مدیریت ریسک را تقویت می‌کند. وقتی مدیریت بحران و خطرات تقویت شود اشتباهات مالی و عملیاتی به حداقل می‌رسد و مقررات و قوانین سازمان به روش بهتری رعایت می‌شود. به طور کلی اجرای مدیریت ریسک ERP باعث افزایش کنترل و افزایش سطح شفافیت با رعایت قوانین و مقررات در خدمات مالی می‌شود.
افزایش نظارت و ارزیابی ریسک
در سیستم مدیریت منابع سازمانی، تمرکز بر یکپارچه‌سازی فرآیندها باعث کنترل بهتر ریسک در قسمت خدمات مالی و عملیاتی می‌شود. این سیستم با ردیابی ریسک‌های متنوع مالی مانند ریسک‌های بازار، ریسک‌های اعتباری و ریسک‌های عملیاتی به صورت بهینه آنها را مدیریت می‌کند. با سیستم‌های هشداردهنده ERP می‌توان انواع خطرات را در اوایل پیاده‌سازی سیستم شناسایی و نسبت به رفع آنها اقدام کرد. هشدارهای اولیه به کاهش خسارات مالی بزرگتر در آینده کمک می‌کند. همچنین مدیریت ریسک سیستم ERP برای آمادگی شرکت‌ها در هنگام مواجهه با حوادث غیرقابل پیش‌بینی تست استرس فراهم می‌کند.
جمع بندی
سیستم ERP علاوه بر قابلیت‌های مختلفی که دارد می‌تواند باعث بهبود مدیریت ریسک در بخش حسابداری و مالی شود. ریسک که یک رویداد است در صورت وقوع در یک سازمان ممکن است اهداف تجاری را تحت تأثیر قرار دهد. سیستم مدیریت منابع سازمان با ارائه اطلاعات ارزشمند و بلادرنگ به شناسایی و کنترل خطرات احتمالی در سازمان کمک می‌کند. مدیریت ریسک ERP به کمک روش‌های مختلفی مانند بهبود دقت در داده‌ها و گزارش‌دهی، تجزیه و تحلیل ریسک در زمان واقعی، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بهینه‌سازی در تصمیم‌گیری، انطباق با قوانین و مقررات و افزایش نظارت بر ریسک‌ها به مدیریت بهتر خطرات احتمالی سازمان کمک می‌کند.