عوامل کلیدی مدیریت موفق در ERP + راهکارهای سرعت بخشیدن به آن
پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی یک پروژه بزرگ و پیچیده در سازمان است؛ از این‌رو نیاز به یک مدیر کاربلد دارد. چنین سیستمی فقط یک نرم‌افزار جدید در سازمان نیست بلکه بازسازی فرآیندها، گردش کارها و نقش‌های کارکنان را شامل می‌شود بنابراین نیازمند یک مدیریت موفق است. مدیریت موفق ERP مانند مدیریت موفق در سایر سیستم‌های سازمانی، تأثیر مستقیمی روی موفقیت کل سازمان دارد. وقتی سیستم ERP مدیر موفقی برای پیاده‌سازی، استقرار و اجرا داشته باشد، می‌تواند تمام مراحل کار را به بهترین نحو در سازمان دنبال کند و به هدف خود برسد.
اگر قصد پیاده کردن سیستم ERP را در شرکت خود دارید اما به مدیریت خوب آن فکر نکرده‌اید انتظار رسیدن به هدف را نداشته باشید. تأثیر مدیریت خوب و موفق در سیستم‌های سازمانی خصوصاً ERP که یک سیستم پیچیده است به مرور در سازمان مشخص می‌شود. در این مقاله قصد داریم شما را با علت مهم بودن مدیریت موفق و راهکارهای مهم سرعت بخشیدن به این امر آشنا کنیم.
چرا مدیریت موفق ERP مهم است؟
همان‌طور که گفتیم ورود یک سیستم جدید به اسم ERP نیازمند بازسازی گردش کارها و نقش کارکنان است. کارکنان باید با این تغییرات خودشان را وفق دهند و آن را بپذیرند. یک مدیریت موفق سیستم ERP شامل آماده‌سازی و حمایت از کارکنان در برابر تغییرات، مدیریت انتظارات کارکنان و هدایت آنها برای پذیرش استفاده از سیستم جدید در سازمان است. اهمیت مدیریت موفق ERP به دسته‌های مختلف تقسیم می‌شود:
به حداقل رساندن مقاومت در برابر تغییر با مدیر ERP
اولین مرحله برای پیاده‌سازی سیستم پیچیده ERP پذیرش کارکنان با تغییر وظایف‌شان است. آنها باید فرآیندهای جدید را یاد بگیرند و از فناوری‌های جدید استفاده کنند. از این‌رو سازمان‌ها بعد از تصمیم‌گیری برای استقرار چنین سیستمی، با مقاومت کارکنان روبه‌رو می‌شوند. مدیریت موفق ERP با درگیر کردن کارکنان در مراحل اولیه کار، بیان دلایل واضح برای آنها و رسیدگی به نگرانی‌های آنها، به کاهش این مقاومت توسط کارکنان کمک می‌کند.
اطمینان از آموزش مناسب و توسعه مهارت‌ها
یکی از دلایل مقاومت کارکنان در استفاده از سیستم ERP عدم آشنایی آنها با شیوه کار است. آنها نیاز دارند تا مهارت‌های جدید را یاد بگیرند و از این طریق با جریان کاری جدید سازگار شوند. بدون آموزش مناسب، کارمندان در استفاده از سیستم دچار مشکل می‌شوند. این مشکلات بروز خطا را زیاد می‌کند و منجر به ناامیدی افراد می‌شود. یک مدیریت موفق ERP با بسترسازی مناسب آموزشی برای کارکنان تضمین می‌کند که آنها مهارت‌های لازم برای استفاده مؤثر از سیستم ERP را به خوبی یاد می‌گیرند.
همسو کردن سیستم ERP با اهداف تجاری سازمان
یک سیستم مدیریت منابع سازمان زمانی می‌تواند تأثیرگذار باشد که با اهداف کلی سازمان به صورت هماهنگ کار کند. یک مدیر موفق پیاده‌سازی ERP با مشارکت دادن ذینفعان در فرآیند برنامه‌ریزی سازمانی، همسویی لازم را ایجاد می‌کند. کافی است اهداف سازمان روشن باشد تا یک مدیر موفق، سیستم را با آن اهداف هماهنگ کند و تضمین کند که ERP از اهداف استراتژیک سازمان پشتیبانی می‌کند.
ارتباطات مؤثر در سراسر سازمان
ارتباطات مؤثر بین بخش‌های مختلف سازمان، باعث ترویج گفتگوی صادقانه، کاهش ابهامات و انتشار اطلاعات نادرست می‌شود. یک مدیریت موفق ERP با مهارتی که در برقراری ارتباطات موثر دارد تضمین می‌کند که همه افراد هدف پیاده‌سازی این سیستم را به خوبی درک کرده‌اند. در گفتگوی شفاف با بخش‌های مختلف سازمان، نحوه سودرسانی سیستم و اینکه در این پیاده‌سازی از افراد چه انتظاراتی می‌رود کاملاً مشخص می‌گردد.
ایجاد ارتباطات مؤثر در سازمان با ERP
راهکارهای سرعت بخشیدن به مدیریت موفق ERP
سرعت بخشیدن به مدیریت خوب سیستم ERP راهکارهایی را می‌طلبد. در ادامه به معرفی این راهکارها می‌پردازیم.
ارتباط با ذینفعان
از مهم‌ترین تاکتیک‌هایی که یک مدیر موفق در سیستم ERP باید به آن توجه کند درگیر کردن ذینفعان در مراحل اولیه کار است. ذینفعان همان کارکنان بخش‌های مختلف هستند که بعد از استقرار سیستم، وظایف‌شان مستقیماً تحت تأثیر ERP قرار می‌گیرد. یک مدیر موفق با درگیر کردن کارکنان در همان ابتدا، می‌تواند به نگرانی‌ها رسیدگی کند، برنامه آموزشی درست بچیند و بازخورد درستی از افراد بگیرد. این مشارکت تضمین می‌کند که کارکنان دلایل تغییر را درک می‌کنند و به احتمال زیاد از آن استقبال می‌کنند.
ایجاد برنامه ارتباطی شفاف
ارائه یک برنامه ارتباطی شفاف در طول اجرای سیستم ERP بسیار مهم است. این طرح که توسط مدیریت موفق ERP پیاده می‌شود تضمین می‌کند که اطلاعات و آموزش‌ها چه زمان و از چه طریقی به کارکنان به اشتراک گذاشته شود؛ چه کسی پیام‌ها را تحویل بگیرد و از چه کانال‌هایی استفاده شود. این ارتباطات مؤثر باعث آگاه نگه داشتن افراد از پیشرفت پیاده‌سازی سیستم و کاهش عدم اطمینان آنها می‌شود. همچنین افراد را از مزایای
ایجاد یک تیم رهبری، نقش مؤثری را در مدیریت موفق ERP ایفا می‌کند. این تیم متشکل از افرادی است که از بخش‌های مختلف انتخاب شده‌اند. این افراد مسئول نظارت بر تغییر و رسیدگی به مشکلات و هدایت به سیستم ERP هستند. تیم رهبری می‌تواند یک پل ارتباطی بین مدیریت و کارمندان باشد که نگرانی‌ها و مشکلات کارمندان را برای رسیدگی در سریع‌ترین زمان ممکن به گوش مدیران می‌رساند.
ایجاد یک حلقه بازخورد
یکی از راهکارهای سرعت بخشیدن به مدیریت موفق ERP ایجاد یک حلقه بازخورد توسط مدیر است. روش‌های مختلف جمع‌آوری بازخورد از کارکنان می‌تواند به سازمان کمک کند تا قسمت‌هایی را که نیاز به تعدیل نیرو دارد و یا آموزش‌های اضافی در این خصوص می‌خواهد را شناسایی کند. ایجاد جلسات نظرسنجی برای جمع‌آوری بازخورد به طور منظم می‌تواند در نحوه استفاده از سیستم و شناسایی مکان‌هایی که به بهبود نیاز دارند کمک کند.
نظارت و اندازه‌گیری پیشرفت کار
یک مدیر موفق برای سرعت بخشیدن به کار باید بتواند بر پیشرفت کار نظارت داشته باشد و آن را اندازه‌گیری کند. این کار از طریق تعیین معیارهای واضح برای نظارت بر اثربخشی سیستم و اجرای کلی آن انجام می‌شود. نظارت بر پیشرفت به حفظ پروژه در مسیر خود کمک می‌کند و سازمان را مطمئن می‌کند که از برنامه زمان‌بندی و بودجه به درستی استفاده می‌کند.
ارائه آموزش جامع
مدیریت موفق ERP بدون آموزش مؤثر مطمئناً به مشکل برمی‌خورد. کارکنان بخش‌های مختلف سازمان باید با مهارت‌های لازم جهت استفاده از سیستم جدید آشنا شوند و از آن استفاده کنند. یک برنامه آموزشی کامل باید متناسب با نیازهای کارکنان تنظیم شود و به سازمان این اطمینان را بدهد که همه بخش‌ها از کاربران نهایی گرفته تا کارکنان فناوری اطلاعات برای کار با سیستم جدید آماده هستند. این آموزش جامع نه تنها باید افراد را با جنبه‌های فنی نرم‌افزار آشنا کند بلکه باید توضیح دهد که چگونه این سیستم روی فرآیندها و گردش کار کارکنان تغییر ایجاد می‌کند.
سخن پایانی
سیستم مدیریت منابع سازمانی (ERP) نوعی سیستم نرم‌افزاری است که برای ادغام بخش‌های مهم سازمان از آن استفاده می‌شود. این سیستم تنها به کمک مدیریت موفق ERP می‌تواند منجر به بازسازی فرآیندها، گردش کارها و نقش‌های کارکنان شود. چنین مدیری با به حداقل رساندن مقاومت در برابر تغییر وظایف، اطمینان از آموزش مناسب، ایجاد ارتباطات مؤثر در سازمان و همسو کردن ERP با اهداف استراتژیک سازمان نقش مهمی را در پیاده‌سازی این سیستم ایفا می‌کند. از راهکارهای سرعت بخشیدن به وظیفه مدیریت موفق سیستم ERP ، ارتباط با ذینفعان، ایجاد یک برنامه شفاف ارتباطی، ایجاد حلقه بازخورد و تیم رهبری، ارائه آموزش جامع و تیم نظارت بر پیشرفت کار می‌باشد.