اهمیت یکپارچه‌سازی در ERP + نکاتی برای بهبود کارایی و هماهنگی
یکپارچه‌سازی در ERP روشی است که به کمک آن نرم‌افزار ERP یک شرکت، خود را با سایر برنامه‌ها و فرآیندهای تخصصی مرتبط می‌کند. نرم‌افزار مدیریت منابع سازمان در واقع یک برنامه کاربردی برای خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار فراهم می‌کند که در آن به کمک یک پایگاه داده مرکزی داده‌های مختلف مانند حسابداری، مدیریت زنجیره تأمین، بازاریابی، منابع انسانی، فروش، تولید و… کنترل می‌شود. این نرم‌افزار به صورت بهینه، به یکپارچه‌سازی کارکنان، فرآیندهای شرکت و فناوری اطلاعات در سراسر سازمان می‌پردازد.
نرم‌افزارها از یکدیگر جدا نیستند و نمی‌توانند به صورت جزایر دور از هم با یکدیگر فعالیت نمایند؛ از این‌رو یکپارچه‌سازی برنامه‌های کاربردی سازمان اهمیت پیدا می‌کند. ترکیبی از قابلیت‌های سیستم ERP با نرم‌افزار یکپارچه‌سازی برای ساده‌سازی انجام کار، مقیاس‌بندی و خودکارسازی فرآیندها ضروری است. یکپارچه‌سازی در ERP باعث بهبود عملکرد کلی سازمان، افزایش سرعت و دقت در کارها و صرفه‌جویی در منابع سازمان می‌شود.
یکپارچه‌سازی در ERP چیست؟
یکپارچه‌سازی به معنی ادغام، ترکیب و در کنار هم گذاشتن است. یکپارچه‌سازی نرم‌افزار همان فرآیند ترکیب برنامه‌ها و نرم‌افزارهای یک سازمان است و اگر به صورت اصولی انجام شود باعث افزایش کارایی و بهرهوری در سازمان می‌شود. به همان اندازه که سیستم ERP رشد کرده است نرم‌افزارهای مختلف هم تکامل پیدا کرده‌اند و روز به روز پیچیده‌تر می‌شوند. اینجا است که یکپارچه‌سازی در ERP اهمیت پیدا می‌کند. ERP با ادغام این برنامه‌ها، یک پایگاه داده مشترک ایجاد می‌کند که خودکارسازی وظایف را آسان می‌کند.
یک نرم‌افزار ERP یکپارچه این امکان را می‌دهد که داده‌ها به صورت یکپارچه در شرکت جریان پیدا کنند. با
این یکپارچگی داده‌ها و اطلاعات، کارایی افزایش پیدا می‌کند و امکان تصمیم‌گیری آگاهانه توسط کارمندان فراهم می‌شود. این سیستم‌ها در واقع ماژول‌های جداگانه‌ای را برای هر بخش ارائه می‌دهند. یکپارچه‌سازی در ERP وقتی فراهم شود این ماژول‌ها به صورت کاملاً یکپارچه به یکدیگر متصل می‌شوند؛ همه داده‌ها از منابع مختلف در یک پایگاه داده متمرکز می‌شوند؛ گردش کار ساده می‌شود، اطلاعات اضافی حذف می‌شود و دقت کار بالا می‌رود.
مزایای یکپارچه‌سازی در ERP
همان‌طور که گفتیم یکپارچه‌سازی نرم‌افزار ERP با سایر برنامه‌های سازمان، باعث افزایش کارایی و بهرهوری می‌شود. در ادامه به معرفی مزایای مختلف یکپارچه سازی ERP می‌پردازیم.
ارتقاء سیستم‌های قدیمی به صورت بهینه
با افزایش رقابت در کسب‌وکارها، سازمان‌ها به این نتیجه می‌رسند که چاره‌ای جز استفاده از یک سیستم ERP مدرن ندارند. در واقع یک سیستم ERP حرفه‌ای وقتی جایگزین سیستم‌های قدیمی می‌شود همه فرآیندهای تجاری را به صورت یکپارچه به یکدیگر متصل می‌کند. این فرآیندها شامل زنجیره تأمین، تدارکات، بازاریابی و فروش، انبارداری، مالی و… می‌شود. این فرآیندهای یکپارچه‌شده باید با اهداف و ساختارهای یک کسب‌وکار نیز ادغام شوند. یکپارچه‌سازی در ERP مدرن تمرکز و یکپارچگی را در سراسر سیستم ایجاد می‌کند و این نشان‌دهند افزایش موفقیت است.
داشتن داده‌های متمرکز و سازماندهی‌شده
یکپارچه‌سازی ERP امکان متمرکز کردن داده‌های سازمانی و بهبود ارتباطات در سراسر سازمان را فراهم می‌کند. در واقع به کمک این سیستم، همه بخش‌ها به داده‌های به‌روز دسترسی دارند و به کمک آنها تصمیم‌های درستی می‌گیرند. اگر یکپارچه‌سازی در برنامه‌های سازمان وجود نداشته باشد هر بخش پایگاه داده خاص خود را دارد، به طور جداگانه داده‌ها را روی پایگاه داده بارگزاری می‌کنند، گزارش تهیه می‌کنند و بین گروه‌های مختلف به اشتراک می‌گذارند اما اگر داده‌ها تکراری شد به دردسر می‌افتند. یکپارچه‌سازی در ERP به شما کمک می‌کند تا با فراهم کردن داده‌های متمرکز فضایی ایمن را برای کسب‌وکار ایجاد کنید.
ایجاد تجربه‌ای بهتر برای مشتریان
بسیاری از کسب‌وکارها برای افزایش رضایت و تجربه کاربران و مشتریان خود سرمایه‌گذاری‌های هنگفتی می‌کنند. با این‌حال برای حفظ مزیت رقابتی در دنیای پررقابت امروز، تنها ارائه نیازهای منحصر به‌فرد به مشتریان کافی نیست. در واقع کسب‌وکارها باید تجربه‌های مشتریان را از جوانب مختلف درک کنند و براساس آن نیازسنجی نمایند. یکپارچه‌سازی نرم‌افزار ERP به کسب‌وکارها کمک می‌کند که درک عمیقی از تجربیات و علایق مشتریان به دست بیاورند. سپس برای ایجاد تعاملات شخصی‌سازی‌شده با مشتریان در محیط‌های فیزیکی و آنلاین اقدام نمایند. این روش تعامل با مشتری، باعث موفقیت برند در سال‌های آینده خواهد شد.
استفاده از فرآیندهای خودکار
سیستم ERP مدرن با یکپارچگی که دارند تبادل خودکار و دو طرفه داده‌ها بین سیستم‌ها را فراهم می‌کنند و از این طریق خطاهای انسانی هزینه‌بر را حذف می‌نمایند. یکپارچه‌سازی در ERP فعالیت‌های مختلف از جمله اطلاعات مشتریان و سفارش‌ها، اطلاعات محصولات و قیمت‌ها، تعداد موجودی در انبار، سفارشات خرید، اطلاعات مالی و حسابداری و جزئیات حمل و نقل را بین سیستم‌ها ردوبدل می‌کند و با انجام این فرآیندهای خودکار در افزایش بهرهوری سازمان نقش مهمی ایفا می‌کند.
چه حوزه‌هایی به یکپارچه‌سازی در ERP نیاز دارند؟
حوزه‌های مختلفی در یک سازمان به یکپارچه‌سازی در یک نرم‌افزار ERP نیاز دارند که در ادامه به 4 مورد از آنها می‌پردازیم:
مدیریت ارتباط با مشتریان
CRM یا همان مدیریت ارتباط با مشتری از ابزارهایی است که در تیم بازاریابی و فروش یک سازمان، از آن
استفاده می‌شود. این سیستم به کارکنان این امکان را می‌دهد که تعاملات خود را با مشتریان شخصی‌سازی کنند و تجربه بهتری را برای آنها فراهم نمایند. یکپارچه‌سازی سیستم‌های ERP و CRM اطلاعات بازار را به صورت به روز ارائه می‌دهد و معیارهای تقاضا و تجزیه و تحلیل داده‌ها را تقویت می‌نماید. با این روش اطلاعات مشتریان به صورت دقیق‌تر و هدفمندتر جمع‌آوری و دسته‌بندی می‌شود و در نتیجه ارتباط با مشتریان به صورت حرفه‌ای‌تر مدیریت می‌شود.
مدیریت پروژه
راه حل‌های مدیریت پروژه همیشه عملیاتی‌ترین راه‌حل‌ها در یک سازمان است و با پیچیدگی خاصی که در یادگیری دارد اگر اجرایی شود تیم‌ها تمایلی به کنار گذاشتن آن نخواهند داشت. از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار ERP این است که می‌تواند مدیریت پروژه را به صورت چشم‌گیری بهبود ببخشد. یکپارچه‌سازی در ERP و مدیریت پروژه به این معنی است که بهترین سیستم‌های مدیریت پروژه را می‌توان با یک سیستم متمرکز ERP یکپارچه نمود. وقتی این ادغام صورت گرفت علاوه بر بهبود کارایی، هزینه‌ها کاهش پیدا می‌کند، سازگاری حفظ می‌شود، همکاری بین تیمی افزایش می‌یابد و در نتیجه نتایج پروژه بهبود پیدا می‌کند.
منابع انسانی
سیستم مدیریت منابع انسانی(HRM) وقتی با سیستم‌های ERP یکپارچه شود کسب‌وکارها از برنامه‌ها و سیستم‌های منابع انسانی به بهترین شکل بهره‌مند می‌شوند. یکپارچه‌سازی در ERP و سیستم مدیریت منابع انسانی به اطلاع‌رسانی و خودکارسازی فرآیندها و فعالیت‌ها کمک می‌کند و هزینه‌های برنامه‌ریزی برای منابع سازمانی را تجزیه و تحلیل و پیش‌بینی می‌نماید. این سیستم در واقع با شبیه‌سازی عملکرد HRM و مقایسه داده‌ها، به تصمیم‌گیری درست مدیران کمک می‌کند.
تجارت الکترونیک
امروزه از برنامه‌های تجارت الکترونیک برای پیشرفت در زمینه‌های مختلف کاری درون سازمان‌ها استفاده می‌شود. ادغام سیستم‌های ERP و تجارت الکترونیک باعث می‌شود که کسب‌وکار شما مستقل از مکان خاصی به فعالیت مشغول باشد. در این‌صورت موجودی محصول و قیمت‌گذاری بر روی آنها در موقعیت و مکان‌های مختلف به صورت یکپارچه صورت می‌گیرد و محدودیت مکانی در انجام فعالیت‌ها از میان برداشته می‌شود. این سیستم یکپارچه نرم‌ازاری با در اختیار داشتن همه اطلاعات سازمان مانند سفارش‌ها، ارسال و خرید هر محصول، به مدیریت بهتر کسب‌وکار کمک خواهد کرد.
سخن پایانی
برنامه‌های مختلفی در سراسر سازمان با هدف افزایش بهرهوری و موفقیت در کسب‌وکار به کار گرفته می‌شوند. این نرم‌افزارها به صورت مجزا و جدا جدا نیستند بلکه همه آنها باید برای هدف مشترک با یکدیگر یکپارچه و متصل شوند. یکپارچه‌سازی در ERP این امکان را به کسب‌وکارها می‌دهد که ماژول‌های مختلف را به هم متصل و یکپارچه نماید و همه داده‌ها را در یک پایگاه داده متمرکز می‌کند تا دقت و سرعت کار بالا رود. چهار حوزه مختلفی که می‌تواند با ERP یکپارچه شود شامل مدیریت ارتباط با مشتریان، تجارت الکترونیک، منابع انسانی و مدیریت پروژه است. این یکپارچه‌سازی باعث ارتقاء سیستم‌های قدیمی ERP، ایجاد ارتباط بهتر با مشتریان، ایجاد داده‌های متمرکز و استفاده از فرآیندهای خودکار می‌شود. برای مشاهده نرم افزار های اختصاصی به سایت نویان مراجعه نمایید.